Funktionen
Zehn Bereiche. Ein Studio-Konto.
Jede Zeile hier hat eine Entsprechung im Produkt. Was nur als Idee existiert, steht nicht drin. Grenzen stehen direkt am Schritt, nicht im Kleingedruckten.
Bereich 01 von 10
WhatsApp-Inbox
Alle Chats deines Studios in Echtzeit an einem Ort, mit dem Kontext daneben.
Schritt 1 von 3
Der Überblick
- Live-Chatliste
- Neue Nachrichten erscheinen sofort, ohne Neuladen. Auch bei mehreren hundert Chats flüssig.Auch gesucht als: Team-Inbox, gemeinsamer Posteingang, Postfach
- Suche, Filter und gespeicherte Ansichten
- Nach Name oder Nummer suchen, nach Phase und Tag filtern. Bis zu zehn Filterkombinationen kannst du benennen und wiederverwenden.
- Eigene Tags mit Farbe anlegen und Chats zuordnen, sichtbar in Liste und Filter.Auch gesucht als: Segmentierung, Kategorien
Schritt 2 von 3
Der offene Chat
- Pauline pro Chat übernehmen
- Ein Klick pausiert die Assistentin in diesem Chat, du schreibst selbst weiter. Geht auch für mehrere Chats gleichzeitig.
- Schnellantworten und interne Notizen
- Textbausteine setzen den Vornamen automatisch ein. Notizen am Chat sieht der Kunde nie.Auch gesucht als: Textbaustein, Vorlage
- Bilder und Sprachnachrichten
- Empfangene Referenzbilder sammeln sich als Galerie am Chat, Sprachnachrichten spielst du direkt ab.
Schritt 3 von 3
Was nicht liegen bleibt
- 24-Stunden-Fenster sichtbar
- Die Inbox zeigt minutengenau, wie lange du noch frei antworten darfst. Danach schaltet sie auf die von Meta freigegebenen Vorlagen um, damit deine Nachricht nicht abgelehnt wird.Auch gesucht als: WhatsApp Business API, Cloud API, Template, Vorlagen-Nachricht
- Wiedervorlagen
- Datum und Notiz an einem Chat hinterlegen. Was fällig ist, steht oben als Banner, bis du es abhakst.Auch gesucht als: Erinnerung, Nachfassen, Follow-up
Bereich 02 von 10
Pauline, die Assistentin
Sie führt das Gespräch, bis es eine Entscheidung braucht. Dann bist du dran.
Schritt 1 von 3
Sie führt das Gespräch
- Antwortet zu deinen Öffnungszeiten, auf Deutsch
- Locker und per du, mit ein bis fünf Minuten Abstand statt in Sekunden. Sie merkt sich den ganzen Verlauf und stellt nicht zweimal dieselbe Frage.Auch gesucht als: KI, künstliche Intelligenz, Chatbot, GPT
- Versteht Sprachnachrichten
- Eingehende Sprachnachrichten schreibt sie mit und behandelt sie wie Text.
Schritt 2 von 3
Sie sammelt und schickt den Buchungslink
- Sammelt, was du für ein Angebot brauchst
- Motiv, Körperstelle, Größe, Stil und Referenzbilder liegen geordnet am Chat.Auch gesucht als: Vorqualifizierung
- Schickt den Buchungslink statt Zeiten im Chat
- Der Kunde wählt Beratung und Sitzung aus deinem echten Kalender und zahlt 50 € Anzahlung. Erst damit entsteht der Termin, mit allem vorbelegt, was Pauline schon weiß.Auch gesucht als: Online-Terminbuchung, Terminvereinbarung, Anzahlung
Schritt 3 von 3
Wo sie aufhört
- Hält sich an deine Öffnungszeiten
- Außerhalb der eingestellten Zeiten schreibt sie nicht, sondern antwortet zur nächsten Öffnung. Im Urlaub schreibt sie weiter, vergibt aber keine Termine.Auch gesucht als: Feiertage, Betriebsferien
- Übergibt an dich, wenn es heikel wird
- Sie erkennt Situationen, die sie nicht entscheiden soll, und reicht den Chat mit dem kompletten Verlauf weiter. Auf Wunsch bekommst du dazu eine WhatsApp auf dein Handy.Auch gesucht als: Eskalation, Handoff
Grenzen
- Sie nennt keine Preise. Preisfragen gehen an dich.
- Sie gibt sich auf Nachfrage nicht als Mensch aus.
- Sie schreibt niemanden von sich aus an. Sie antwortet nur dem, der zuerst geschrieben hat.
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Kalender und Termine
Der Kalender in TattooOrbit führt. Google verbindest du dazu, dann landet jeder Termin auch dort.
Schritt 1 von 3
Der Kalender selbst
- Woche, Tag und Monat
- Stundenraster von 8 bis 20 Uhr, umschaltbar. Ein Klick springt auf heute.
- Google-Kalender-Anbindung
- Freie Zeiten und Termine kommen aus dem internen Kalender, Google ist der Spiegel: verbunden landet jeder gebuchte Termin zusätzlich in deinem Google-Kalender. Ob die Verbindung steht, prüfst du jederzeit in den Einstellungen.Auch gesucht als: Google Calendar, Kalendersynchronisation, Sync
- Anlegen, verschieben, stornieren
- Alles aus der Terminansicht heraus.Auch gesucht als: Umbuchung, Absage
Schritt 2 von 3
Was der Kunde merkt
- Kunde wird bei Änderung informiert
- Verschiebung und Storno gehen automatisch als WhatsApp raus, auch außerhalb des 24-Stunden-Fensters. Dafür benutzt TattooOrbit eine freigegebene Vorlage.
- Terminerinnerung
- Geht automatisch vor dem Termin raus.Auch gesucht als: 24 Stunden vorher, Erinnerungsnachricht, Reminder
Schritt 3 von 3
Danach
- No-Show festhalten
- Vergangene Termine bewertest du mit einem Klick als erschienen oder nicht. Der Zähler steht im Kundenprofil.Auch gesucht als: Nichterscheinen, Terminausfall
- Verteilung nach Stil
- Anfragen lassen sich nach dem gewünschten Stil dem passenden Artist zuordnen, mit Gewichtung.Auch gesucht als: Zuweisung, Routing
Grenzen
- Buchbar ist nur, was in die Öffnungszeiten des Studios und in die Arbeitszeiten des Artists fällt. Eine Schließzeit des Studios sperrt alle Artists, eine Abwesenheit nur den einen.
Bereich 04 von 10
Kunden
Aus Chats werden Kundenakten, ohne dass du etwas abtippst.
Schritt 1 von 2
Die Liste
- Kundenliste mit Zahlen
- Umsatz, Sitzungen und letzte Zahlung pro Kunde, durchsuchbar.
- Kunden manuell anlegen
- Für alle, die nicht über WhatsApp kommen. Nummern werden vereinheitlicht, damit keine Dubletten entstehen.Auch gesucht als: Laufkundschaft, Walk-in
Schritt 2 von 2
Die Akte
- Kundenkarte mit sieben Bereichen
- Übersicht, Zahlungen, Rechnungen, Gewinnspiel, Notizen, Termine und Dokumente.Auch gesucht als: CRM, Kundenakte, Kundenverwaltung
- QR-Kundenkarte
- Jeder Kunde bekommt einen eigenen Link, unter dem er seine Termine, Zahlungen und Rechnungen sieht.Auch gesucht als: Kundenkarte, Kundenkonto
- Zahlungen und Rechnungen an einer Stelle
- Jede Zahlung mit Datum und Betrag, jede Rechnung als PDF zum Abrufen.Auch gesucht als: Beleg, Zahlungshistorie
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Zahlungen
Anzahlung anfordern, ohne den Chat zu verlassen.
Schritt 1 von 2
Geld anfordern
- Zahlungslink in zwei Schritten
- Kunde wählen, Betrag und Zweck eintragen, fertig. Auf Wunsch geht der Link direkt per WhatsApp raus.Auch gesucht als: Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Bancontact
- Direkt per WhatsApp
- Der Kunde bekommt den Link im Chat und zahlt mit Karte oder SEPA.
Schritt 2 von 2
Danach läuft es allein
- Rechnung automatisch
- Nach der Zahlung entsteht die Rechnung, geht per WhatsApp raus und liegt als PDF bereit. Die Nummern laufen lückenlos durch.Auch gesucht als: Umsatzsteuer ausweisen, USt-Satz, Steuernummer, Nettobetrag, fortlaufende Rechnungsnummer
- Stripe-Anbindung
- Die Auszahlung geht auf dein eigenes Stripe-Konto. Status und Umsatzverlauf stehen in den Einstellungen.Auch gesucht als: Stripe Connect, Auszahlungen
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Marketing und Gewinnspiel
Anzeigen, die in den Chat führen, und ein Gewinnspiel, das Einwilligungen einsammelt.
Schritt 1 von 3
Die Anzeige
- Kampagnen-Assistent in fünf Schritten
- Text, Bild, Budget, Zielgruppe und Prüfung, mit Live-Vorschau im Instagram-Look. Das Bild ziehst du ins Fenster.Auch gesucht als: Facebook-Werbung, Meta Ads, Click-to-WhatsApp
- Werbetext wird vorgeschlagen
- Aus Studioname, Teilnahme-Code und Rabatt. Neu würfeln oder überschreiben.
Grenzen
- Anzeigen werden pausiert an Meta übergeben. Scharfschalten und optimieren machst du im Meta Ads Manager.
Schritt 2 von 3
Wer sich meldet
- Teilnahme-Codes
- Schreibt jemand den Code per WhatsApp, startet der Gewinnspiel-Ablauf.Auch gesucht als: Keyword, Stichwort
- Teilnehmerliste
- Mit Rabatt, Einwilligung und Gewinner-Markierung. Du kannst suchen, filtern, als CSV exportieren und archivieren.Auch gesucht als: Leads, Kontakte exportieren
- Hauptgewinn auslosen
- Zieht einen zufälligen Gewinner aus den aktiven Teilnehmern.Auch gesucht als: Verlosung, Ziehung
Grenzen
- Teilnehmer kommen über den Code per WhatsApp oder über das öffentliche Formular, nicht über Metas Lead-Formulare.
Schritt 3 von 3
Bevor es echt wird
- Teilnahmebedingungen
- Eigener Text mit Platzhaltern oder der mitgelieferte Standardtext, öffentlich verlinkbar.Auch gesucht als: Rechtstext, Gewinnspielbedingungen
- Testmodus
- Du spielst den kompletten Ablauf aus Kundensicht durch, wahlweise im Zeitraffer. Eine echte Nachricht geht dabei nicht raus.Auch gesucht als: Vorschau, Probelauf
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Team und Artists
Mehrere Leute, ein Studio, getrennte Zugänge.
Schritt 1 von 2
Zugänge
- Mitarbeiter mit eigenem Login
- Anlegen, deaktivieren und Passwort zurücksetzen. Deaktivieren beendet sofort alle laufenden Sitzungen.Auch gesucht als: Rollen, Berechtigungen, Benutzerverwaltung
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Per Authenticator-App, mit Wiederherstellungs-Codes.Auch gesucht als: 2FA, MFA, TOTP
Schritt 2 von 2
Wer was macht
- Buchbare Artists
- Je Artist legst du fest, ob er buchbar ist, welche Stile er macht und wie stark er bei der Verteilung zählt.
- Stil-Katalog
- Die Stile deines Studios an einer Stelle pflegen, Artists wählen daraus.Auch gesucht als: Stilrichtung
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Auswertung
Was oben reinkommt und was unten rauskommt.
Schritt 1 von 2
Von der Anfrage zum Termin
- Trichter von der Anfrage zum Termin
- Anfragen, Antworten und gebuchte Termine. Dazu die Konversion zwischen den Stufen und die Buchungsrate.Auch gesucht als: Funnel, Conversion
- Zeitraum frei wählbar
- 30, 90 oder 365 Tage, wahlweise ein eigener Zeitraum von Datum zu Datum.
Schritt 2 von 2
Was hinten rauskommt
- Umsatzverlauf
- Zwölf Monate, auch auf dem Dashboard.Auch gesucht als: Statistik, Kennzahlen
- Einzelne Ereignisse nachsehen
- Jede Kennzahl klappt auf, bis zum einzelnen Vorgang mit Zeitpunkt und Chat.Auch gesucht als: CSV-Export, Datenexport
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Datenschutz
Abmeldung und Löschfristen laufen von selbst, ohne dass du daran denken musst.
Schritt 1 von 1
Was von selbst passiert
- Abmeldung per Stichwort
- STOP und vergleichbare Wörter beenden den Chat automatisch, mit Bestätigung an den Kunden.Auch gesucht als: Opt-out, Werbewiderspruch
- Automatische Löschfristen
- Nachrichten und Auswertungsdaten löscht das System nach hinterlegten Fristen von selbst.Auch gesucht als: DSGVO, Aufbewahrungsfrist, Datenschutz
Bereich 10 von 10
Einrichtung
Vier Schritte, jeder mit Statusanzeige.
Schritt 1 von 2
Der Weg
- Geführter Ablauf
- WhatsApp, Meta, Stripe und Kalender, jeweils mit Fortschritt und Direktlink.Auch gesucht als: Onboarding, Einrichtungsassistent
- Konten in einem Durchgang verknüpfen
- Facebook, Instagram und WhatsApp über die offizielle Meta-Anmeldung. Die Daten deines Werbekontos kommen dabei mit.Auch gesucht als: Embedded Signup, Business Manager
Schritt 2 von 2
Und es hält
- Verbindungen aktiv testen
- Ein Knopf fragt Meta, Stripe und Kalender direkt ab, statt einen gespeicherten Status zu zeigen.Auch gesucht als: Diagnose, Statusprüfung
- Bestehende Nummer weiterverwenden
- Deine Studio-Nummer wird bei Meta registriert. Kunden schreiben dir wie gewohnt.Auch gesucht als: Nummer mitnehmen, Rufnummer übernehmen
Was TattooOrbit nicht istKein Kassensystem · Keine Buchhaltung · Kein Instagram-DM-Bot · Kein Ersatz für dein BeratungsgesprächDamit im Gespräch niemand von etwas anderem ausgeht.