Funktionen
Alles, was ein Studio damit tun kann
Vollständig, ohne Auslassungen. Wo etwas noch nicht kann, steht es dabei.
WhatsApp-Inbox
Alle Chats deines Studios an einem Ort, in Echtzeit, mit dem Kontext daneben.
Schritt 1 von 3
Der Überblick
- Live-Chatliste
- Neue Nachrichten erscheinen sofort, ohne Neuladen. Auch bei mehreren hundert Chats flüssig.Auch gesucht als: Team-Inbox, gemeinsamer Posteingang, Postfach
- Suche, Filter und gespeicherte Ansichten
- Nach Name oder Nummer suchen, nach Phase und Tag filtern, und bis zu zehn Filterkombinationen benennen und wiederverwenden.
- Eigene Tags mit Farbe anlegen und Chats zuordnen, sichtbar in Liste und Filter.Auch gesucht als: Segmentierung, Kategorien
Schritt 2 von 3
Der offene Chat
- Pauline pro Chat übernehmen
- Ein Klick pausiert die Assistentin für genau diesen Chat, du schreibst selbst weiter. Auch für mehrere Chats gleichzeitig.
- Schnellantworten und interne Notizen
- Textbausteine mit automatisch eingesetztem Vornamen, und Notizen am Chat, die der Kunde nie sieht.Auch gesucht als: Textbaustein, Vorlage
- Bilder und Sprachnachrichten
- Empfangene Referenzbilder als Galerie am Chat, Sprachnachrichten direkt abspielbar.
Schritt 3 von 3
Was nicht liegen bleibt
- 24-Stunden-Fenster sichtbar
- Die Inbox zeigt minutengenau, wie lange du noch frei antworten darfst. Danach schaltet sie auf die von Meta freigegebenen Vorlagen um, statt dich in eine Ablehnung laufen zu lassen.Auch gesucht als: WhatsApp Business API, Cloud API, Template, Vorlagen-Nachricht
- Wiedervorlagen
- Datum und Notiz an einem Chat hinterlegen. Fällige erscheinen oben als Banner, bis du sie abhakst.Auch gesucht als: Erinnerung, Nachfassen, Follow-up
Pauline, die Assistentin
Sie führt das Gespräch, bis es eine Entscheidung braucht. Dann bist du dran.
Schritt 1 von 3
Sie führt das Gespräch
- Antwortet rund um die Uhr auf Deutsch
- Locker, per du, mit Gedächtnis über den ganzen Verlauf. Sie stellt nicht zweimal dieselbe Frage.Auch gesucht als: KI, künstliche Intelligenz, Chatbot, GPT
- Versteht Sprachnachrichten
- Eingehende Sprachnachrichten werden transkribiert und wie Text behandelt.
- Antwortet auf Wunsch selbst per Sprachnachricht
- Wie oft sie das tut, stellst du als Wahrscheinlichkeit ein.Auch gesucht als: Sprachausgabe, Voice
Schritt 2 von 3
Sie sammelt und bucht
- Sammelt, was du für ein Angebot brauchst
- Motiv, Körperstelle, Größe, Stil und Referenzbilder — strukturiert am Chat hinterlegt.Auch gesucht als: Vorqualifizierung
- Schlägt echte Termine vor und bucht sie
- Sie prüft deinen Kalender auf freie Zeiten, schlägt bis zu drei Alternativen vor und trägt den Termin verbindlich ein.Auch gesucht als: Online-Terminbuchung, Terminvereinbarung
Außerhalb deiner Öffnungszeiten schreibt sie gar nicht.
Schritt 3 von 3
Wo sie aufhört
- Hält sich an deine Öffnungszeiten
- Außerhalb der eingestellten Zeiten schreibt sie nicht. Schließzeiten und Urlaub trägst du als Zeitraum ein.Auch gesucht als: Feiertage, Betriebsferien
- Übergibt an dich, wenn es heikel wird
- Sie erkennt Situationen, die sie nicht entscheiden soll, und reicht den Chat mit dem kompletten Verlauf weiter. Auf Wunsch bekommst du dazu eine WhatsApp auf dein Handy.Auch gesucht als: Eskalation, Handoff
Grenzen
- Sie nennt keine Preise. Preisfragen gehen an dich.
- Sie gibt sich auf Nachfrage nicht als Mensch aus.
- Sie schreibt niemanden von sich aus an. Es antwortet nur, wer zuerst geschrieben hat.
Kalender und Termine
Dein Google-Kalender bleibt die Wahrheit. TattooOrbit schreibt hinein, statt daneben.
Schritt 1 von 3
Der Kalender selbst
- Woche, Tag und Monat
- Stundenraster von 8 bis 20 Uhr, umschaltbar, mit Sprung auf heute.
- Google-Kalender-Anbindung
- Termine landen im echten Kalender. Die Verbindung lässt sich jederzeit aktiv prüfen, nicht nur vermuten.Auch gesucht als: Google Calendar, Kalendersynchronisation, Sync
- Anlegen, verschieben, stornieren
- Alles aus der Terminansicht heraus.Auch gesucht als: Umbuchung, Absage
Schritt 2 von 3
Was der Kunde merkt
- Kunde wird bei Änderung informiert
- Verschiebung und Storno gehen automatisch als WhatsApp raus — auch außerhalb des 24-Stunden-Fensters, weil dafür eine freigegebene Vorlage benutzt wird.
- Terminerinnerung
- Geht automatisch vor dem Termin raus.Auch gesucht als: 24 Stunden vorher, Erinnerungsnachricht, Reminder
Schritt 3 von 3
Danach
- No-Show festhalten
- Vergangene Termine bewertest du mit einem Klick als erschienen oder nicht. Der Zähler steht im Kundenprofil.Auch gesucht als: Nichterscheinen, Terminausfall
- Verteilung nach Stil
- Anfragen lassen sich anhand des gewünschten Stils dem passenden Artist zuordnen, mit Gewichtung.Auch gesucht als: Zuweisung, Routing
Grenzen
- Artists erben vorerst die Öffnungszeiten des Studios. Eigene Arbeitszeiten je Artist gibt es noch nicht.
Kunden
Aus Chats werden Kundenakten, ohne dass du etwas abtippst.
Schritt 1 von 2
Die Liste
- Kundenliste mit Zahlen
- Umsatz, Guthaben, Sitzungen und letzte Zahlung pro Kunde, durchsuchbar.
- Kunden manuell anlegen
- Für alle, die nicht über WhatsApp kommen. Nummern werden normalisiert, damit keine Dubletten entstehen.Auch gesucht als: Laufkundschaft, Walk-in
Schritt 2 von 2
Die Akte
- Kundenkarte mit sieben Bereichen
- Übersicht, Zahlungen, Rechnungen, Gewinnspiel, Notizen, Einwilligung und Termine.Auch gesucht als: CRM, Kundenakte, Kundenverwaltung
- QR-Kundenkarte
- Jeder Kunde bekommt einen eigenen Link, unter dem er sein Guthaben sieht.Auch gesucht als: Treuekarte, Bonuskarte
- Guthaben-Verlauf
- Jede Gutschrift und jede Abbuchung mit laufendem Saldo.Auch gesucht als: Kundenkonto
Zahlungen
Anzahlung anfordern, ohne den Chat zu verlassen.
120,00 €
Anzahlung Fineline Unterarm
Schritt 1 von 2
Geld anfordern
- Zahlungslink in zwei Schritten
- Kunde wählen, Betrag und Zweck eintragen, fertig. Auf Wunsch direkt per WhatsApp verschickt.Auch gesucht als: Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Bancontact
- Guthaben verrechnen
- Vorhandenes Guthaben wird abgezogen, der Restbetrag steht live daneben.
- Cashback
- Auf jede Zahlung werden 2,5 Prozent als Guthaben gutgeschrieben.Auch gesucht als: Treueprogramm, Bonus
St.-Nr. 12/345/67890 · 8. Juli 2026
Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Schritt 2 von 2
Danach läuft es allein
- Rechnung automatisch
- Nach der Zahlung wird eine Rechnung erzeugt, per WhatsApp zugestellt und als PDF hinterlegt. Die Nummernvergabe ist lückenlos.Auch gesucht als: Kleinunternehmerregelung, Kleinunternehmer, § 19 UStG, Umsatzsteuer ausweisen, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer
- Stripe-Anbindung
- Auszahlung auf dein eigenes Stripe-Konto, Status und Umsatzverlauf in den Einstellungen.Auch gesucht als: Stripe Connect, Auszahlungen
Marketing und Gewinnspiel
Anzeigen, die in den Chat führen, und ein Gewinnspiel, das Opt-ins erzeugt.
Sichere dir 20 % Rabatt auf dein nächstes Tattoo. Antworte mit dem Wort INK auf WhatsApp und wir melden uns mit deinem Gewinn.
Schritt 1 von 3
Die Anzeige
- Kampagnen-Assistent in fünf Schritten
- Text, Bild, Budget, Zielgruppe und Prüfung, mit Live-Vorschau im Instagram-Look. Bild per Drag-and-drop.Auch gesucht als: Facebook-Werbung, Meta Ads, Click-to-WhatsApp
- Werbetext wird vorgeschlagen
- Aus Studioname, Teilnahme-Keyword und Rabatt. Neu würfeln oder überschreiben.
Grenzen
- Anzeigen werden pausiert an Meta übergeben. Scharfschalten und Optimierung machst du im Meta Ads Manager.
Schritt 2 von 3
Wer sich meldet
- Teilnahme-Codes
- Keywords, auf die der Gewinnspiel-Ablauf anspringt, wenn sie per WhatsApp geschrieben werden.
- Teilnehmerliste
- Mit Rabatt, Einwilligung und Gewinner-Markierung. Suchbar, filterbar, als CSV exportierbar, archivierbar.Auch gesucht als: Leads, Kontakte exportieren
- Hauptgewinn auslosen
- Zieht einen zufälligen Gewinner aus den aktiven Teilnehmern.Auch gesucht als: Verlosung, Ziehung
Grenzen
- Leads entstehen über das WhatsApp-Keyword oder das öffentliche Formular, nicht über Metas Lead-Formulare.
Veranstalter ist {{studio_name}}. Teilnahme ab 18 Jahren, der Rechtsweg ist ausgeschlossen.
Hauptgewinn: {{main_prize}}. Teilnahmeschluss: {{teilnahmeschluss}}.
tattoo-orbit.de/gewinnspiel/nordlicht/bedingungenSchritt 3 von 3
Bevor es echt wird
- Teilnahmebedingungen
- Eigener Text mit Platzhaltern oder der mitgelieferte Standardtext, öffentlich verlinkbar.Auch gesucht als: Rechtstext, Gewinnspielbedingungen
- Testmodus
- Der komplette Ablauf aus Kundensicht durchspielbar, wahlweise im Zeitraffer. Es geht dabei keine echte Nachricht raus.Auch gesucht als: Vorschau, Probelauf
Team und Artists
Mehrere Leute, ein Studio, getrennte Zugänge.
Schritt 1 von 2
Zugänge
- Mitarbeiter mit eigenem Login
- Anlegen, deaktivieren und Passwort zurücksetzen. Deaktivieren beendet sofort alle laufenden Sitzungen.Auch gesucht als: Rollen, Berechtigungen, Benutzerverwaltung
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Per Authenticator-App, mit Wiederherstellungs-Codes.Auch gesucht als: 2FA, MFA, TOTP
Schiene = Gewichtung bei der automatischen Verteilung
Schritt 2 von 2
Wer was macht
- Buchbare Artists
- Je Artist festlegen, ob er buchbar ist, welche Stile er macht und wie stark er bei der Verteilung gewichtet wird.
- Stil-Katalog
- Die Stile deines Studios an einer Stelle pflegen, Artists wählen daraus.Auch gesucht als: Stilrichtung
Auswertung
Was oben reinkommt und was unten rauskommt.
Schritt 1 von 2
Von der Anfrage zum Termin
- Trichter von der Anfrage zum Termin
- Anfragen, Antworten und gebuchte Termine mit der Konversion zwischen den Stufen und der Buchungsrate.Auch gesucht als: Funnel, Conversion
- Zeitraum frei wählbar
- 30, 90 oder 365 Tage, oder ein eigener Von-bis-Zeitraum.
Schritt 2 von 2
Was hinten rauskommt
- Umsatzverlauf
- Zwölf Monate als Verlauf, auch auf dem Dashboard.Auch gesucht als: Statistik, Kennzahlen
- Einzelne Ereignisse nachsehen
- Jede Kennzahl lässt sich aufklappen bis auf die einzelnen Vorgänge mit Zeitpunkt und Chat.Auch gesucht als: CSV-Export, Datenexport
Einwilligung und Datenschutz
Was du im Studio ohnehin brauchst, digital und nachweisbar.
Bitte fülle vor deinem Termin dieses kurze Formular aus. Deine Angaben werden vertraulich behandelt.
Eingereicht am 8. Juli · 14:02
Schritt 1 von 2
Vor dem Termin
- Digitale Einwilligung
- Eigener Einleitungstext, Einwilligung zur Tätowierung und zur Datenverarbeitung, öffentlich verlinkbar.Auch gesucht als: Einverständniserklärung, Volljährigkeit, Altersprüfung, Minderjährige
- Gesundheitsfragen selbst zusammenstellen
- Ja-Nein-Fragen, kurze und lange Textantworten, einzeln als Pflichtfeld markierbar.Auch gesucht als: Anamnese, Aufklärungsbogen
Schritt 2 von 2
Was davon bleibt
- Antworten am Kunden hinterlegt
- Jede Einreichung landet mit Datum in der Kundenkarte.Auch gesucht als: Nachweis, Dokumentation
- Abmeldung per Stichwort
- STOP und vergleichbare Wörter beenden den Chat automatisch, mit Bestätigung an den Kunden.Auch gesucht als: Opt-out, Werbewiderspruch
- Automatische Löschfristen
- Nachrichten und Auswertungsdaten werden nach hinterlegten Fristen automatisch gelöscht.Auch gesucht als: DSGVO, Aufbewahrungsfrist, Datenschutz
Einrichtung
Fünf Schritte, jeder mit Statusanzeige.
Schritt 1 von 2
Der Weg
- Geführter Ablauf
- WhatsApp, Meta, Stripe, Kalender und Abo — mit Fortschritt und Direktlink pro Schritt.Auch gesucht als: Onboarding, Einrichtungsassistent
- Konten in einem Durchgang verknüpfen
- Facebook, Instagram und WhatsApp über die offizielle Meta-Anmeldung, Werbekonto-Daten werden übernommen.Auch gesucht als: Embedded Signup, Business Manager
+49 40 •• 12
bei Meta registriertKunden schreiben wie bisherSchritt 2 von 2
Und es hält
- Verbindungen aktiv testen
- Ein Knopf prüft Meta, Stripe und Kalender wirklich, statt nur einen gespeicherten Status anzuzeigen.Auch gesucht als: Diagnose, Statusprüfung
- Bestehende Nummer weiterverwenden
- Deine Studio-Nummer wird bei Meta registriert. Deine Kunden schreiben dir wie gewohnt.Auch gesucht als: Nummer mitnehmen, Rufnummer übernehmen
Was TattooOrbit nicht ist
Damit im Gespräch niemand von etwas anderem ausgeht.
- Kein Kassensystem
- Keine Buchhaltung
- Kein Instagram-DM-Bot
- Kein Ersatz für dein Beratungsgespräch
An deinen eigenen Anfragen sehen
Zwanzig Minuten, unverbindlich. Danach weißt du, ob es für dein Studio passt.